KV: registratie en communicatie 

Registratie en communicatie in Overeenkomst Met Open Posten

De Cobra360+ KaartViewer wordt veelzijdig ingezet. Een van de toepassingen is het gebruik als registratie- en communicatiemiddel bij een Overeenkomst Met Open Posten (Of OMOP). Gemeente Zundert maakt hier sinds enige tijd volop gebruik van. Door de wijze van registreren vast te leggen in standaard formulieren en de communicatie te koppelen aan een uitgevoerde actie, nemen de foutmarge én doorlooptijd van een project af. Het werkproces lichten we hier kort toe.

    1.       Toezichthouder registreert; opgedrukte verharding door boomwortels

    De toezichthouder ziet dat de verharding is opgedrukt door boomwortels. Hij registreert hierbij de locatie, de bijbehorende besteksposten en voegt een foto met toelichting toe. Op het moment van registreren wordt automatisch een e-mail aan de projectleider gestuurd.

    2.       Projectleider beoordeelt de melding

    De projectleider ontvangt een e-mail met daarin een link naar de locatie op de kaart. De projectleider bepaalt of de melding in behandeling kan worden genomen. Op basis van het type melding wordt automatisch bepaald welke aannemer de opdracht krijgt en dus de melding per e-mail ontvangt.

    3.       Aannemer verwerkt de werkzaamheden in de weekplanning

    Nadat de aannemer een e-mail heeft ontvangen, kan hij het werk inplannen en uitvoeren. Na uitvoering krijgt de toezichthouder automatisch een e-mail.

    4.       Toezichthouder keurt de uitgevoerde werkzaamheden

    De toezichthouder controleert of de werkzaamheden naar behoren zijn uitgevoerd. Zo niet, dan meldt hij dit terug aan de projectleider om vervolgstappen te ondernemen. Zo ja, dan wordt de melding afgehandeld en gearchiveerd.

    Iedere stap van het proces is op deze manier dus gewaarborgd. Alle communicatie is terug te lezen in het logboek. Aan het einde van elke week wordt automatisch een rapportage van alle werkzaamheden aangemaakt in Excel. Hiermee houdt de aannemer ook zijn eigen registratie op orde. De hierboven genoemde stappen, zijn volledig afgestemd op de wensen van de gemeente. Wilt u de KaartViewer ook gebruiken als communicatieplatform, maar daarbij wel gebruik maken van een ander werkproces? Geen enkel probleem! Neem dan contact op met Dirk van Riel om de mogelijkheden door te spreken. Hieronder ziet u de stappen schematisch weergegeven.

     

    terug